En bogholder sørger for, at virksomhedens økonomi er registreret korrekt og til tiden: bilag, bogføring, bankafstemninger, moms, løn, debitorer/kreditorer og månedsafslutninger. En bogholder skaber overblik i hverdagen og forbereder tallene, så revisor (hvis I har brug for erklæring) kan bygge videre. Læs også: “Hvad laver en revisor?”
Hvornår giver en bogholder mening?
Det giver særligt mening at få en bogholder, når økonomiopgaverne begynder at fylde for meget og bliver skubbet foran dig i hverdagen.
Det sker ofte, når bilag hober sig op, bankafstemninger ikke bliver lavet løbende, eller når momsen ender med at være en stressfaktor hver periode. Det kan også være, at du bruger for mange aftener på at få systemerne til at “gå op”, uden at være helt sikker på, om det hele bliver gjort korrekt.
Derudover giver en bogholder typisk ekstra god mening, når virksomheden vokser og aktiviteten stiger. Flere køb, mere salg, flere leverandører, større transaktioner og måske flere ansatte øger behovet for faste rutiner og et økonomisk overblik, der altid er opdateret.
Bogføring og bilag
Bogføring handler om, at virksomhedens transaktioner bliver registreret korrekt, og at der er styr på regnskabsmaterialet. Det gælder både køb, salg og betalinger, og det kræver, at bilag kan dokumentere alle posteringer. Bogføringsreglerne omfatter netop registrering og opbevaring af regnskabsmateriale og gælder bredt for danske erhvervsdrivende.
Her kan en bogholder være værdifuld, fordi arbejdet udføres efter en fast og gennemarbejdet struktur. Bilag bliver ikke blot bogført, men placeret korrekt, så tallene kan læses, forstås og anvendes aktivt. Når bogføringen holdes ajour, bliver det markant nemmere at følge virksomhedens økonomiske udvikling løbende og undgå, at regnskabet først bliver taget seriøst ved årets afslutning.
Sådan opdager du fejlene i tide
Bankafstemning er en af de opgaver, som manger undervurdere, men som betyder meget for kvaliteten i bogføring. Afstemning handler om at sikre, at det du har bogført, matcher det, der faktisk er sket på bankkontoen. Det er typisk her, man finder manglende bilag, dobbeltposteringer eller betalinger, der ligger forkert.
Når bankafstemning bliver gjort løbende, bliver fejl lettere at rette. Når den udskydes længe, blover fejlfinding sværere og den form for oprydning kan hurtigt blive dyr, uanset om du selv gør det eller får hjælp
Momsindberetning, kan en bogholder hjælpe ?
Moms er et område, hvor der oftest sker flest fejl, især hvis bogføring ikke er opdateret, eller hvis bilag ikke er dokumenteret korrekt. Skattestyrelsen beksriver, at momsregistrede virksomheder skal føre et regnskab over kæb og salg til brug for momsindberetning, og at man skal indberette, selv hvis der ikke har været aktivitet i perioden.
En Bogholder kan i praksis hjælpe med at udarbejde momsrgundlag, kontrollere posteringer og sørge for, at materialet er klar itl indberetning. Men det er væsentligt at formulere korrekt: Det er virksomheden der har det overordnede ansvar for, at oplysningerne til Skattesyrelsen er rigtige. Skattestyrelsen understreger generalt, at indberetninger af fx moms er virksomhedens eget ansvar.
Indberetning af løn
Når en virksomhed har ansatte, bliver løn hurtigt et område, hvor det betaler sig at have en fast proces. Det handler ikke kun om udbetaling, men også om korrekt indberetning og rettidig betaling. Virksomhedsguiden som Skattesyrelsen har sendt ud skriver direkte, at du kan vælge slev at indberette eller få hjælp af fx lønbureau eller reviser men at det uanset hvad er dit ansvar, at indberetningerne er korrekte, og at du betaler til tiden.
En bogholder kan derfor sagtens hjælpe med løn og lønunderlag, og i nogle tilfælde også selve lønprocessen men der bør aldrig blive lovet at “Bogholderen har ansvaret”, I sidste ende ligger ansvaret hos virksomheden/arbejdsgiveren.
Debitorstyring og rykkerproces
Selv en sund virksomhed kan få likviditetsproblemer, hvis fakturaer betales for sent. Her kan en bogholder hjælpe med struktur omkring debitorstyring, så der er et klart overblik over åbne poster og forfald. Det gør det nemmere at følge op i tide og undgå at betalinger “forsvinder” i travlhed.
Det er også en fordel at rykkerprocessen bliver professionel og konsekvent. Det betyder ikke, at man skal være hård men at man har en fast standard, der reducerer antallet af sager, der trækker ud.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
En Bogholder hjælper typisk med den daglige økonomi i virksomheden, fx løbende bogføring, bilag, bankafstemning, momsgrundlag og opfølgning på faktuere.
En Revisor arbejder oftere med årsafslutning, regnskabsopstillingen og hvis der er krav om det revision eller eklæringer.
Ja, en bogholder kan ofte hjælpe med moms og løn i praksis fx ved at sørge for korrekt bogføring, asftemninger og at have grundlaget klar til momsindberetning og lønkørsel. Mange bogholdere kan også hjælpe med processen, afhængigt af virksomhedens opsætning og systemer.
Det er dig vigtigt at være opmærksom på, at det overordnede ansvar for korrekte indberetninger og rettidig betaling altid ligger hos virksomheden/arbejdsgiveren, også selvom man får hjælp udefra.
Det afhænger af din virksomhed og dens behov. Mange har stor fordel af begge, da rollerne supplerer hinanden. En bogholder sikrer, at bogføringen og dokumentationen er opdateret og korrekt, hvilket gør det lettere – og ofte billigere – at få udarbejdet årsafslutningen.
En revisor kan være relevant, hvis du har behov for en årsrapport, professionel rådgivning, eller hvis der i virksomheden er krav om revision eller en erklæring.
For nogle mindre virksomheder kan en bogholder være tilstrækkelig i hverdagen, mens andre vælger at bruge en revisor til det årlige regnskab og en bogholder til den løbende drift.
